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Was bei Akteneinsicht typischerweise geschwärzt wird
Die Rechtsgrundlagen der Einsicht sind je nach Verfahren und Land verschieden; das Schwärzen folgt in der Praxis aber immer denselben Kategorien:
- Daten Dritter, die am Verfahren nicht beteiligt sind — Zeugen, Familienangehörige, andere Mandanten in Sammelakten.
- Besonders geschützte Angaben: Gesundheitsdaten, Bankverbindungen, Sozialversicherungsnummern, Adressen gefährdeter Personen.
- Geschäftsgeheimnisse in Verträgen, Kalkulationen, Gutachten.
- Interne Vermerke und Kanzleikorrespondenz, die nicht Teil der einzusehenden Akte sind, aber im selben Scan gelandet sind.
Was im konkreten Verfahren geschwärzt werden darf oder muss, entscheidet die verantwortliche Stelle beziehungsweise das Gericht. Das hier beschreibt die übliche Kanzleipraxis, keine Rechtsberatung.
Seitenzählung, Reihenfolge, Vollständigkeit
Eine Akte zur Einsicht muss mit dem Original abgleichbar bleiben. Deshalb wird nicht gelöscht, sondern geschwärzt: Jede Seite bleibt an ihrer Stelle, Seitenzahlen und Blattnummern bleiben lesbar, eine vollständig geschwärzte Seite bleibt als geschwärzte Seite in der Datei. Wer stattdessen Seiten entfernt, produziert Nachfragen — und den Verdacht, es fehle mehr als das Geschwärzte.
WipePDF verändert die Seitenzahl und Reihenfolge nicht. Nur Seiten mit Markierungen werden als Bild neu aufgebaut; alle anderen bleiben unangetastet. Den Text auf den geschwärzten Seiten erkennt WipePDF anschließend neu, damit die Akte durchsuchbar bleibt — wichtig, wenn die Gegenseite oder das Gericht in der Datei suchen.
Handschriftliche Anmerkungen und Stempel
Handschrift, Stempel und Randnotizen sind auf einem Scan Bild, nicht Text. Die Mustersuche findet sie deshalb nicht — sie müssen von Hand markiert werden. Umgekehrt gilt: Was auf einer gescannten Seite als Bild vorliegt, bleibt nach dem Schwärzen genau so entfernt wie Text, weil WipePDF die Fläche selbst ersetzt und nicht nur ein Objekt darüberlegt.
Ein häufiger Fehler bei Scans mit Texterkennung: Der sichtbare Stempel wird geschwärzt, die unsichtbare OCR-Textebene darunter aber nicht. Ein Rechteck lässt sie stehen. Echtes Schwärzen entfernt beide — die Probe ist dieselbe wie immer: Fläche markieren, kopieren, einfügen. Warum das so ist, steht auf Ein schwarzes Rechteck schwärzt nicht.
Die Schwärzung dokumentieren
Bei Akteneinsicht muss nachvollziehbar sein, dass und warum geschwärzt wurde — nicht, was. Bewährt hat sich ein kurzes Schwärzungsverzeichnis, das mit der Akte herausgegeben oder zur Handakte genommen wird:
| Dokument / Blatt | Umfang | Grund |
|---|---|---|
| Anlage K 7, Bl. 3–4 | Absätze 2–3 | Daten Dritter (Zeuge) |
| Anlage K 12, Bl. 1 | Kontoverbindung | Bankdaten Mandant |
| Anlage B 2, gesamt | Seite vollständig | Kanzleiinterner Vermerk |
Dazu das Original unverändert aufbewahren — WipePDF schreibt immer eine neue Datei mit Suffix, das Original bleibt, wie es war. So lässt sich jede Schwärzung später gegenüber dem Gericht oder der Aufsicht belegen.
Ganze Vorgänge auf einmal
Dreißig Dokumente eines Vorgangs enthalten dieselben Namen, dieselben Aktenzeichen, dieselbe Bankverbindung. Mit WipePDF Pro legst du die Muster einmal als Set an — Mandantenname, Gegner, Aktenzeichen, IBAN — und schwärzt alle Dateien des Vorgangs in einem Durchgang. Jede Datei bekommt ihr Suffix, die Originale bleiben liegen. Das Set bleibt gespeichert und ist beim nächsten Vorgang mit denselben Beteiligten sofort wieder da.
Häufige Fragen
Kann ich ganze Vorgänge auf einmal schwärzen?
Mit WipePDF Pro ja: Muster einmal als Set anlegen — Namen, Aktenzeichen, IBAN — und auf alle Dateien des Vorgangs gleichzeitig anwenden. Jede Datei wird einzeln mit Suffix gespeichert, die Originale bleiben unverändert.
Bleibt die Seitenzählung erhalten?
Ja. WipePDF entfernt keine Seiten und ändert die Reihenfolge nicht. Nur Seiten mit Markierungen werden als Bild neu aufgebaut, alle anderen bleiben unangetastet — Seitenzahlen und Blattnummern bleiben lesbar.
Was ist mit handschriftlichen Anmerkungen?
Handschrift und Stempel sind auf Scans Bild, keine Textsuche findet sie. Sie werden von Hand markiert. Nach dem Schwärzen sind sie genauso entfernt wie Text, weil die Fläche selbst ersetzt wird — samt einer eventuell darunterliegenden OCR-Textebene.
Wie dokumentiere ich, was geschwärzt wurde?
Mit einem kurzen Schwärzungsverzeichnis: Dokument, Blatt, Umfang, Grund — ohne den Inhalt zu nennen. Das Original bleibt unverändert aufbewahrt; WipePDF schreibt immer eine neue Datei mit Suffix.